Tietosuojaseloste

16100:n henkilötietoja sisältävät rekisterit ovat:

• Tilaajatietokanta
• Yritystietokanta
• Helsingin kaupungin numerokanta
• Kuluttajapalveluiden asiakasrekisteri
• Yrityspalveluiden asiakasrekisteri

Tilaajatietokanta sisältää 16100:n yhteystietopalveluissa julkaistavien puhelinliittymien tiedot. Tietokanta sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Liittymän puhelinnumero
• Liittymän omistajan ja haltijan nimi
• Liittymän omistajan ja haltijan osoite

3.1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään 16100:n yhteystietopalveluiden tuottamiseen.

3.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, joka perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) pykälään 197.

3.3. Säännönmukaiset tietolähteet

16100 saa tilaajatiedot Suomen Numeropalvelu Oy:n valtakunnallisesta tilaajatietokannasta.

3.4. Henkilötietojen säilytysaika

Tilaajatietokanta päivitetään kerran päivässä, jolloin edelliset tiedot poistetaan. Tietokannasta luodaan päivittäin varmuuskopio, jota säilytetään seitsemän (7) päivää.

3.5. Tietojen luovutus ja siirto

Tilaajatietokannan tietoja luovutetaan 16100:n yhteystietopalveluiden asiakkaille hakutuloksina.

Yritystietokanta sisältää 16100:n yhteystietopalveluissa julkaistavien suomalaisten yritysten päättäjien ja tilintarkastajien henkilötietoja, sekä yksityisten elinkeinonharjoittajien toiminimiä, Y-tunnuksia ja osoitteita.

4.1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään 16100:n yhteystietopalvelun ja yritystietoihin liittyvien lisäpalveluiden tuottamiseen.

4.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yritystietokannan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

4.3. Säännönmukaiset tietolähteet

16100 saa yritystietokannan henkilötietoja Profinder Oy:ltä, yritysten verkkosivuilta sekä suoraan yrityksiltä.

4.4. Henkilötietojen säilytysaika

Yritystietoja säilytetään tietokannassa yksi (1) kuukausi. Tietokannasta luodaan päivittäin varmuuskopio, jota säilytetään seitsemän (7) päivää.

4.5. Tietojen luovutus ja siirto

Yritystietokannan tietoja luovutetaan 16100:n yhteystietopalveluiden asiakkaille hakutuloksina.

Helsingin kaupungin numerokanta sisältää Helsingin kaupungin julkiset puhelinnumerotiedot. Tietokanta sisältää seuraavia tietoja:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työtehtävä
• Yksikkö

5.1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään 16100:n yhteystietopalveluiden tuottamiseen.

5.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, joka perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) pykälään 197.

5.3. Säännönmukaiset tietolähteet

16100 saa tiedot Helsingin kaupungin julkisesta numerodatasta.

5.4. Henkilötietojen säilytysaika

Helsingin kaupungin numerokanta päivitetään kerran päivässä, jolloin edelliset tiedot poistetaan. Tietokannasta luodaan päivittäin varmuuskopio, jota säilytetään seitsemän (7) päivää.

5.5. Tietojen luovutus ja siirto

Helsingin kaupungin numerokannan tietoja luovutetaan 16100:n yhteystietopalveluiden asiakkaille hakutuloksina.

Kuluttajapalveluiden asiakasrekisteri muodostuu 16100:n verkko-, tekstiviesti- ja soittopalveluita käyttävistä luonnollisista henkilöistä. 16100 voi käsitellä seuraavia käyttäjien henkilötietoja:

• Käyttäjän puhelinnumero tekstiviesti- ja soittopalveluissa
• Käyttäjän IP-osoite verkkopalveluita käytettäessä
• Käyttäjän sähköpostiosoite verkkomaksulomakkeilla
• Käyttäjän nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottolomakkeilla
• Puhelutallenteet soittopalveluissa ja asiakaspalvelussa

Ajoneuvotietopalveluissa käsitellään lisäksi ajoneuvon rekisteritietoihin sisältyviä henkilötietoja, kuten:

• Ajoneuvon nykyisten sekä entisten omistajien nimet, osoitteet, Y-tunnukset ja toiminimet
• Ajoneuvon vakuutuksen ottajan nimi
• Ajoneuvon rekisteri- ja valmistenumero

6.1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käyttäjien henkilötietoja käytetään kuluttajapalveluiden tuottamiseen, virheiden ja reklamaatioiden käsittelyyn, väärinkäytösten tunnistamiseen sekä palvelun kehittämiseen ja käyttöanalytiikkaan pseudonymisoidussa muodossa.

Ajoneuvotietojen sisältämiä henkilötietoja käytetään ajoneuvotietopalveluiden tuottamiseen.

6.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Puhelinnumero ja puhelutallenteet: lakisääteinen velvoite
• Nimi ja sähköpostiosoite: 16100:n ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön paneminen
• Käyttäjän IP-osoite: oikeutettu etu
• Ajoneuvotietojen henkilötiedot: oikeutettu etu

6.3. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjien henkilötiedot kerätään palveluiden käytön yhteydessä automaattisesti sekä käyttäjän itse antamana.

Ajoneuvotietojen lähteenä on liikenneasioiden rekisteri, Liikenne- ja viestintävirasto Traficom.

6.4. Henkilötietojen säilytysaika

Kuluttajapalveluiden käyttäjien henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta palvelun käyttöhetkestä.

Ajoneuvotietojen sisältämiä henkilötietoja säilytetään 24 tuntia hakuhetkestä.

6.5. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja sisältäviä ajoneuvotietoja luovutetaan 16100:n ajoneuvopalveluiden asiakkaille hakutuloksina.

Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille jos laki sitä edellyttää.

16100 käyttää EU-alueella toimivaa kolmannen osapuolen sisällönjakeluverkkoa verkkosivujen staattisten tiedostojen, kuten kuvien, fonttien ja tyylitiedostojen jakeluun. Verkkosivuja käytettäessä käyttäjän selain hakee tiedostot maantieteellisesti lähimmältä jakeluverkon palvelimelta, jolloin jakeluverkon palvelimelle siirtyvät käyttäjän IP-osoite sekä selaimen tekniset tunnistetiedot. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkosivujen suorituskyvyn ja käyttäjäkokemuksen parantaminen. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Yrityspalveluiden asiakasrekisteri muodostuu 16100:n yritysasiakkaista. 16100 voi käsitellä rekisterissä seuraavia yritysasiakkaan henkilötietoja:

• Nimi
• Käyttäjätunnus
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• IP-osoite
• Puhelutallenteet
• Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus, toiminimi ja osoite

Yritysasiakkaiden ajoneuvotietopalveluissa käsitellään lisäksi ajoneuvon rekisteritietoihin sisältyviä henkilötietoja, kuten:

• Ajoneuvon nykyisten sekä entisten omistajien nimet, osoitteet, Y-tunnukset ja toiminimet
• Ajoneuvon vakuutuksen ottajan nimi
• Ajoneuvon rekisteri- ja valmistenumero

7.1. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Yrityspalveluiden asiakasrekisterin henkilötietoja käytetään yritysasiakkaiden tunnistamiseen ja yrityspalveluiden tuottamiseen.

7.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, IP-osoite, yksityisen elinkeinonharjoittajan yritystiedot: 16100:n ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttaminen ja täytäntöönpano
• Puhelutallenteet: lakisääteinen velvoite
• Ajoneuvotietojen henkilötiedot: oikeutettu etu

7.3. Säännönmukaiset tietolähteet

Yritysasiakkaiden henkilötietoja kerätään sekä asiakkaan toimittamista tiedoista että asiakkaan käyttäjiltä, kun he käyttävät 16100:n palveluja.

Ajoneuvotietojen lähteenä on liikenneasioiden rekisteri, Liikenne- ja viestintävirasto Traficom.

7.4. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään pääasiassa sopimuksen päättymiseen asti. Tietojen säilytysajoissa on seuraavat poikkeukset:

• Puhelinnumeroita säilytetään soittopalvelun lokeissa 24 kuukautta puhelun ajankohdasta
• Puhelutallenteita säilytetään kolme kuukautta puhelun ajankohdasta
• Tapahtumalokiin kirjattuja IP-osoitteita säilytetään 24 kuukautta tapahtumahetkestä
• Mikäli asiakkaan käyttäjä on tehnyt ajoneuvohakuja, käyttäjän henkilötiedot poistetaan vasta 24 kuukautta viimeisen hakutapahtuman jälkeen

Ajoneuvotietojen sisältämiä henkilötietoja säilytetään 24 tuntia hakuhetkestä.

7.5. Tietojen luovutus ja siirto

Puhelinnumeroita voidaan siirtää sopimuksen ajaksi alihankkijan ylläpitämään puhelinjärjestelmään asiakkaan soittajien tunnistamista ja laskutusta varten. Tietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja sisältäviä ajoneuvotietoja luovutetaan 16100:n ajoneuvopalveluita käyttäville yritysasiakkaille hakutuloksina.

Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille jos laki sitä edellyttää.

16100 käyttää EU-alueella toimivaa kolmannen osapuolen sisällönjakeluverkkoa verkkosivujen staattisten tiedostojen, kuten kuvien, fonttien ja tyylitiedostojen jakeluun. Verkkosivuja käytettäessä käyttäjän selain hakee tiedostot maantieteellisesti lähimmältä jakeluverkon palvelimelta, jolloin jakeluverkon palvelimelle siirtyvät käyttäjän IP-osoite sekä selaimen tekniset tunnistetiedot. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkosivujen suorituskyvyn ja käyttäjäkokemuksen parantaminen. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröity voi pyytää lisätietoa 16100:n henkilötietojen käsittelystä ja oikeuksistaan asiakaspalvelun sähköpostiosoitteesta asiakaspalvelu@16100.fi.

8.1. Tietojen tarkastus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö 16100 häntä koskevia henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käsitellään, onko tietoja luovutettu eteenpäin sekä mille vastaanottajaryhmille tietoja on luovutettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada kopio rekisteröidyistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Suomen 16100 Oy
Isokatu 16 B 12
90100 Oulu

Tarkastuspyynnön tulee sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Kopio henkilöllisyystodistuksesta: passi, ajokortti tai henkilökortti
• Mitkä tiedot haluat tarkistaa

Vastaamme tarkastyspyyntöön mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa vastaanottamisesta.

8.2. Tietojen oikaisu

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua.

Tilaajatietokannan henkilötietojen oikaisupyynnöt tulee tehdä suoraan omalle teleoperaattorille, jotta tiedot päivittyvät myös muiden yritysten yhteystietopalveluihin. Kun teleoperaattori päivittää henkilötiedot, uudet tiedot siirtyvät 16100:n tilaajatietokantaan seuraavan tietopäivityksen yhteydessä.

Muiden 16100:n rekisterien henkilötietojen oikaisupyynnöt tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@16100.fi tai kirjallisena osoitteella:

Suomen 16100 Oy
Isokatu 16 B 12
90100 Oulu

8.3. Tietojen poisto

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai niitä käsitellään lainvastaisesti.

Tilaajatietokannan henkilötietojen poistopyynnöt tulee tehdä suoraan omalle teleoperaattorille, jotta tiedot poistuvat myös muiden yritysten yhteystietopalveluista. Kun teleoperaattori poistaa tiedot, ne poistuvat 16100:n tilaajakannasta seuraavan tietopäivityksen yhteydessä.

Muiden 16100:n rekisterien henkilötietojen poistopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@16100.fi tai kirjallisena osoitteella:

Suomen 16100 Oy
Isokatu 16 B 12
90100 Oulu

8.4. Tietojen käsittelyn rajoitus

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos:

• Henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• Henkilötietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

8.5. Tietojen siirto

Rekisteröity voi tietosuojalainsäädännön mukaisesti saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita 16100 käsittelee automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

8.6. Valitusoikeus

Tietosuojavaltuutettu toimii kansallisena valvontaviranomaisena oikeusministeriön yhteydessä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

Tämä Tietosuojaseloste korvaa muut aiemmat versiot. 16100 päivittää tätä Tietosuojaselostetta toimintansa ja palveluidensa kehittymisen myötä. Päivitykset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Päivitykset voi tarkistaa www.16100.fi -verkkosivustolta, jossa näytetään aina viimeisin tietosuojaseloste. 16100 voi lisäksi ilmoittaa rekisteröidyille Tietosuojaselosteen muutoksista sähköisellä ilmoituksella, mikäli katsoo sen olevan tarkoituksenmukaista.